KPI-vældets udfordringer - et opgør med silostrukturer

En udfordring, som mange ledere af danske SMV’er (små og mellemstore virksomheder) nok kan nikke genkendende til, når deres virksomheder når en vis størrelse (typisk 50+ medarbejdere), er en silostruktur.

Silostrukturer hæmmer samspillet mellem de forskellige afdelinger, kan skabe divergerende endemål, der måske ikke fremmer virksomhedens samlede mål, og i nogle grelle tilfælde bevirker, at afdelinger direkte modarbejder hinandens indsats.

Årsagerne til en silostruktur kan være mange, men en af de faktorer, vi ofte ser i dag, er KPI’er (Key Performance Indicators) og målsætninger, der er snævre og udelukkende fokuserer på en enkelt medarbejder, et specifikt team eller en afdeling.

Ved sådanne opsætninger ser man ofte, at medarbejderne – naturligt nok – fokuserer udelukkende på deres egne KPI’er, da det er dem, de bliver målt og vurderet på. Dette medfører ofte, at selv om medarbejderne muligvis kan se, at andre indsatser eller vinkler end dem, de bliver målt på, kan gavne virksomheden som helhed, holder de sig til deres egne målsætninger.

En udfordring for mange SMV’er, der benytter KPI’er, som primært eller udelukkende definerer den enkeltes ansvarsområde og indsats, er, at de ikke ser, hvordan det er samspillet mellem elementerne i helheden, der skaber vidensdeling og øger mulighederne for vækst.

KPI’er, der kun anskuer, hvad det enkelte individ eller team skal opnå, kan medføre, at forståelsen for prioriteringer hos andre afdelinger mistes, og at disse derfor ses som hæmmende eller måske endda modarbejdende. Det kan føre til, at ”skyldsbolden” bliver kastet rundt: ”Vi har gjort, hvad vi skulle. Det er de andre, der ikke kan finde ud af det.” Dette kan resultere i en nedadgående spiral af modarbejde, en ”dem-mod-os”-kultur og dermed et dårligt arbejdsmiljø.

En fælles indsats eller kommunikation kan i mange tilfælde afdække at den måde, én afdeling gør tingene på, ikke er optimal for de videre processer i en arbejdskæde, og måske afværge eventuelle misforståelser eller i det mindste skabe forståelse for andre afdelingers prioritering.

Det kan være svært internt at se, at de forskellige ledere og afdelinger ubevidst er i gang med at fremmane en silostruktur i virksomheden, da det ofte starter i det små, hvorefter det stille og roligt bider sig fast og måske eskalerer til et punkt, hvor det gennemsyrer hele virksomheden og derfor er utroligt svært at modvirke igen.

Det handler ofte om, at KPI’er måske gør det nemmere at anskueliggøre den enkeltes indsats og succeskriterier, men at ledelsen får tunnelsyn i forhold til de enkelte opgaver eller afdelinger og derfor ikke ser, hvordan samspillet lider under det.

Et forsøg på at effektivisere én afdelings indsats kan ofte have utilsigtede konsekvenser i andre afdelinger, hvis man ikke har en holistisk tilgang og ser hvordan enkeltdelene påvirker helheden. Hvis disse forbedringsindsatser ikke bliver kommunikeret eller diskuteret med de afdelinger, det potentielt påvirker, opleves det ofte, at det hæmmer eller måske modvirker den samlede effekt af bestræbelsen.

I Leadership Capital Group arbejder vi netop ud fra en holistisk tilgang for at imødekomme de utilsigtede negative påvirkninger, en udviklingsproces kan medføre.

LCG sammensætter et hold af erfarne ledere med forskellige perspektiver og vinkler, der sammen med virksomheden afdækker, hvor udfordringerne ligger, og – qua deres lange erfaring fra arbejdsmarkedet – kan identificere de områder, der eventuelt påvirkes ud over den afdeling eller de indsatsområder, vi er blevet bedt om at bearbejde.

At modvirke en silostruktur kræver mange indsatser, ikke mindst fra ledelsen, der skal opsætte rammer, kommunikationskanaler og andre værktøjer, der fremhæver, at samspillet mellem de forskellige indsatser kan give et større output end summen af de enkeltes arbejde. Et vigtigt værktøj i denne proces kan være en gentænkning af de KPI’er, man benytter sig af.

KPI’er, der afspejler fælles mål, eller som viser, hvordan den enkeltes indsats påvirker helheden, og ikke kun de specifikke opgaver, har en tendens til at fremme samarbejde og en holistisk tilgang, der imødekommer virksomhedens mål. Ikke nok med det – det resulterer ofte også i, at de enkelte medarbejdere tager ansvar for andet end deres egen specifikke opgave, og at kollegaerne gør det samme, så der skabes en stærkere følelse af fællesskab omkring de udstukne mål. Som en ekstra bonus kan det også frigøre lederne fra at være de eneste, der har ansvaret for, at de mange ”tandhjul” i virksomheden arbejder gnidningsfrit sammen.

LCG hjælper med strategien og eventuelt med definering af KPI’er – hvis virksomheden ønsker det – der tilgodeser samarbejdet og styrker kommunikationen på tværs af afdelinger, lokationer m.m., samt med den praktiske implementering af disse. Dette sikrer, at virksomheden – i sidste ende – ikke står tilbage med nogle fint nedskrevne floskler, men med en konkret køreplan og hjælp til at iværksætte de ændringer, der er nødvendige for at skabe vækst, udvikling og trivsel.

Hvis du kan genkende noget af det ovenstående, står Leadership Capital Group klar til at hjælpe. Så lad os tage en snak om hvordan vores rådgivning og bidrag kan afhjælpe jeres udfordringer med siloer og KPI’er der ikke fremmer virksomhedens mål.

Læs mere om vores tilgang på www.leadershipcapitalgroup.dk eller kontakt os på telefon 40739020 eller mail me@leadershipcapitalgroup.dk og hør mere om, hvordan Leadership Capital Group hjælper jer til vækst og udvikling med et holistisk perspektiv.